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Já idealizou a sua campanha de email marketing e está pronto a avançar? Ótimo, mas agora falta enviar todos esses e-mails. Vai comprar um software para o seu computador ou subscrever um serviço online?

Cada um tem vantagens e desvantagens, dependendo dos seus requisitos de marketing.

Custo:
Qualquer software de e-mail marketing tem um custo inicial elevado (que pode chegar às dezenas de milhares de euros nos programas mais complexos). Embora pareça ser um custo único, sem necessidade de mensalidades, não se esqueça de que todos os custos operacionais (servidores, largura de banda, manutenção, backups) saem do seu próprio bolso. E o suporte técnico e as principais atualizações do
software são frequentemente cobradas em separado.

Num serviço online de email marketing, paga-se uma mensalidade fixa ou compra-se um pacote de mensagens. Os preços começam em patamares muito baixos (por volta de 15 euros por mês se a sua base de dados tiver cerca de 2500 contactos) e não há custos operacionais. Como se faz tudo via Web, não é preciso instalar nada, nem configurar servidores, nem fazer backups. O serviço trata de tudo isto
automaticamente.

Instalação
Num software de email marketing, o grande problema não está só em instalar a aplicação. É preciso criar vários IP de envio dedicados, optimizar o desempenho das máquinas, verificar a versão do PHP e MySQL, afinar e certificar os servidores SMTP, configurar o tratamento dos bounces, cronjobs, permissões, etc. Tudo isto tem de ser feito à mão pelos seus responsáveis técnicos (não só uma vez, mas sempre que fizer alterações à sua infra-estrutura).

Um serviço online não se tem de instalar e está pronto a usar em qualquer momento com um simples browser. Como o serviço já tem máquinas, servidores IP, certificações e alojamento próprios (todos devidamente afinados), não requer configuração. A única configuração é a da sua acção de email marketing  (criar as listas, preparar a campanha e fazer o envio).

Integração com a infra-estrutura existente
Como um software se instala directamente na framework da sua própria empresa, funciona de forma integrada e transparente com a sua base de dados e CRM. No entanto, se for necessário actualizá-lo para um novo computador, CRM ou cluster de servidores, o processo pode ser complicado. E como a aplicação é fechada, você terá de se guiar pela documentação interna ou pedir suporte, normalmente pago.

Com o serviço online, é preciso importar a sua base de dados (normalmente em Excel ou CSV) para o sistema antes de poder gerir a campanha. Muitos serviços facilitam esta tarefa com plugins para os CRM mais populares (Sugar, Primavera, PHC, Salesforce, etc.) e uma API para outras situações. E como é um sistema via Web, dá para fazer email  marketing a partir de qualquer computador em qualquer parte do mundo (até um iPhone ou iPad).

Eficácia de envio e entrega
Por mais avançado que seja um software de email marketing, só envia e entrega bem as mensagens se a configuração dos servidores e endereços IP estiver perfeita. Não só é necessário monitorizá-los constantemente, como também dispor de máquinas potentes e grande largura de banda para processar os envios, bounces e relatórios.

Um serviço online já tem um cluster de servidores devidamente configurado, bem como uma rede de máquinas e gamas IP optimizadas para o envio, constantemente monitorizadas em cooperação com os grandes ISP (Gmail, Yahoo, Hotmail, etc.). Aliás, depois de clicar em "enviar", pode desligar o seu computador, que o serviço trata do resto. Para envios pequenos, os servidores são normalmente
partilhados por vários clientes. Para envios maiores, são disponibilizados servidores dedicados.

Suporte técnico
Praticamente todos os softwares têm guias detalhados de instalação e uso, mas o suporte técnico personalizado costuma ser cobrado à parte (sobretudo na fase da instalação) e poucas vezes abrange os servidores (pois esses são configurados por si). O lançamento de upgrades é esporádico e pode também
ser pago.

O serviços online apresentam frequentemente documentação detalhada e fornecem suporte gratuito por e-mail (alguns até têm formações online grátis). Costumam ter também comunidades de utilizadores activas, cujas ideias contribuem para a implementação rápida de novas funcionalidades. E como são usados por milhares de pessoas ao mesmo tempo, qualquer problema tende a ser resolvido muito depressa.

Com base nesta análise, a balança inclina-se fortemente para os serviços online de email marketing, mas tudo depende das suas necessidades e conhecimentos específicos. Por exemplo, se já tem a sua infra-estrutura de servidores IP e SMTP muito bem montada e sabe exactamente como configurá-la, pode considerar a instalação de um software. Nos restantes casos, será preferível optar por um serviço online, dado o baixo custo e comodidade que oferecem.
Caso queira escolher um destes serviços online, analise cuidadosamente os preços, as funcionalidades disponíveis, a fiabilidade dos servidores e o tipo de suporte técnico. Veja há quanto tempo estão no mercado,
se lançam novidades frequentemente (ex. veja o blogue ou perfil no Facebook) e verifique o que os utilizadores dizem do serviço.

Pela minha parte, optei por um software para alguns serviços e um serviço online de email marketing para a carga pesada. A minha escolha foi a plataforma E-goi. É muito completa e flexível, tem suporte técnico gratuito (incluindo formações online) e é portuguesa . E se a sua base de dados tiver menos de 500 subscritores, você pode usar o E-goi para enviar emails para essas pessoas gratuitamente (óptimo para começar a construir a sua base de dados opt-in). Se depois quiser fazer o upgrade, há vários planos mensais ou pacotes de mensagens à escolha.

Para experimentar o E-goi, basta abrir uma conta de testes.

Até mais